La visión detrás del evento: Cómo definir objetivos claros y estratégicos
Este documento evitará cualquier tipo de suposición, impulsará una relación más confiable entre todas las partes y será la guía para conseguir un evento que cumpla y supere las expectativas.
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Para lograr un evento exitoso que impacte a la audiencia, la comunicación entre agencia y cliente es clave. Y uno de los elementos que permiten que este intercambio de ideas llegue a buen puerto es el brief. Este documento se convierte en la línea a seguir para todos los involucrados.
Sin embargo, en un entorno tan competitivo como el actual, para llegar a ese punto es necesario generar eventos sobresalientes que no solo comuniquen lo deseado, sino que sean relevantes y atractivos para las audiencias. Lograrlo requiere de un trabajo en conjunto entre agencia y cliente, pero, sobre todo, de tener siempre en mente a los invitados.
Cómo hacer un buen brief
Los briefs desempeñan un papel fundamental en el desarrollo de un evento, pues estos son la guía de lo que espera y necesita el cliente, y también fungen como un punto de partida para que una agencia y su expertise hagan los aportes y sugerencias necesarias para lograr ese “factor wow” en los visitantes.
Sin embargo, a pesar de su importancia, este documento no siempre cumple con los requisitos básicos indispensables, lo que puede llegar a dificultar desde el proceso creativo hasta la misma ejecución, lo que eventualmente, impactará en los resultados.
Medina comparte algunas claves para que tu siguiente brief sea efectivo y que tu evento no solo cumpla tus expectativas, sino que supere las que los mismos clientes tenían sobre ti. Los siguientes son los elementos que nunca deberían faltar.
En este apartado ofrecerás a tu aliado comercial todos los datos que ayudarán a establecer las bases generales del evento, desde quién eres, tu esencia, el tipo de experiencias que puedes ofrecer, qué colores poder usar y cuáles no, el tono, un historial para usar como referencia y más.
Cuanta más claridad, detalle y precisión utilices, mejor. Es aquí en donde podrás comunicar qué es lo que buscas lograr con el evento y qué esperas que suceda antes, durante y después.
Uno de los apartados más importantes de un brief es el presupuesto, pues es lo que definirá si tus expectativas son realizables, si es necesario aumentar la inversión o redefinir tu estrategia.
Para cumplir en tiempo y forma con lo establecido, se debe dejar por escrito cómo será el desarrollo del evento. De esta forma se podrá medir el progreso y hacer los ajustes necesarios para cumplir con el objetivo planteado.
El brief también permite definir qué entregables espera el cliente y ofrecer la calidad deseada, misma que puede contribuir a darles tranquilidad.
Pero no solo la información es suficiente, también hay que tomar en cuenta el tiempo que se les brinda a las agencias para poder accionar. Un buen brief más un periodo razonable, puede llevar a conseguir la magia deseada.
Hacia dónde va la industria
Aunque si bien no hay una regla y cada caso es diferente, la tendencia apunta a que el “factor WOW” en la actualidad está relacionado con experiencias inmersivas y tecnológicas. Cada vez es más común que los eventos impacten todos los sentidos de los visitantes.
A nivel operativo, la Inteligencia Artificial también está contribuyendo a lograr esos eventos impactantes gracias a su uso en, por ejemplo, visualizaciones. Aunque claro está que esto es un apoyo mas no sustituye el trabajo y personalización que pueden ofrecer años de experiencia de los miembros del staff en una agencia.
Para poder ofrecer estas y más experiencias, es fundamental hacer un brief. Un buen documento evitará cualquier tipo de suposición, impulsará una relación más confiable entre todas las partes y será la guía para conseguir un evento que cumpla con su objetivo de comunicación y que el público siempre recordará.
